Хозяйственная деятельность любого предприятия предполагает ежедневное появление новой документации. Это договоры, официальные письма, приказы и распоряжения, а также, платежные документы. В этой статье мы расскажем, что относится к платежной документации в организации, для чего необходимо ее хранить и каковы сроки.
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
Вся документация организации, в том числе платежные документы, содержит информацию о том, как компания живет и зарабатывает, какие суммы проходят через компанию, каким образом она взаимодействует с контрагентами и оплачивает их услуги. На основании первичных платежных документов ведется бухгалтерский учет и составляется бухгалтерская отчетность, а значит, именно они могут подтвердить корректность внесенных данных в случае проверки контролирующими органами.
Вся первичная бухгалтерская документация должна храниться в течение законодательно определенных сроков. Они регламентируются двумя документами:
ФЗ предусматривает общий срок хранения бухгалтерских документов, однако разделения бумаг на конкретные виды и определения точных сроков не содержится. Тогда как перечень устанавливает разные периоды хранения в зависимости от значимости. Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете», основой для определения точного срока является именно перечень, поэтому ориентироваться необходимо в первую очередь на него. Не так давно, в конце 2019 года, был утвержден его новый порядок. Документ был упрощен, и вместо более чем 1 000 позиций, в нем осталось менее 700.
Стандартный период хранения платежных документов — 5 лет. Все они относят к первичным, а значит, отсчет срока ведется после соответствующего их оформления отчетного года. Важно помнить, что при возникновении споров и разногласий в отношении платежных документов, необходимо хранить их не только до истечения 5 лет, но и далее, до принятия решения по делу, даже если оно будет принято после этого срока.
Нет. Согласно текущему законодательству, документация включается в состав архивного фонда независимо от носителя — бумажного или цифрового — и способа создания. Документы, существующие в электронной форме и имеющие юридическую значимость, можно не распечатывать.
Претензии со стороны контролирующих органов и, как следствие, наложение административного взыскания, а также невозможность подтвердить свою правоту в случае спора с контрагентом. Кроме того, согласно «Положению о бухгалтерских документах», в случае их утери руководитель обязан собрать комиссию и расследовать причины произошедшего.
Важно! Если причиной утери документов стал форс-мажор (наводнение, пожар, кража и др.), необходимо зафиксировать факт произошедшего и получить заключение соответствующих служб, чтобы подтвердить непричастность руководства компании к инциденту.
Если у Вас возникли вопросы, то мы готовы предложить анонимную консультацию. Воспользуйтесь услугой анонимный звонок и просто начните диалог с оператором. Доверительные отношения между оператором ЭОС и клиентом — залог успешного разрешения финансовых проблем.
Анонимная горячая линия.
Проконсультируйтесь по вопросам погашения задолженности в компании ЭОС, не раскрывая личных данных.
с 08:00 до 17:00 мск