Хозяйственная деятельность любого предприятия предполагает ежедневное появление новой документации. Это договоры, официальные письма, приказы и распоряжения, а также, платежные документы. В этой статье мы расскажем, что относится к платежной документации в организации, для чего необходимо ее хранить и каковы сроки.
Содержание статьи
- Что относится к данной категории
- Для чего необходимо хранить платежные документы
- Чем регламентируются сроки хранения
- Каковы сроки хранения
- Отличается ли срок для электронных документов
- Что грозит организации в случае несоблюдения сроков
Что относится к данной категории
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
- кассовый чек. Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
- товарный чек (или товарная накладная). Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров;
- платежное поручение. Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов;
- платежное требование. Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары;
- бланк строгой отчетности. Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.
Для чего необходимо хранить платежные документы
Вся документация организации, в том числе платежные документы, содержит информацию о том, как компания живет и зарабатывает, какие суммы проходят через компанию, каким образом она взаимодействует с контрагентами и оплачивает их услуги. На основании первичных платежных документов ведется бухгалтерский учет и составляется бухгалтерская отчетность, а значит, именно они могут подтвердить корректность внесенных данных в случае проверки контролирующими органами.
Чем регламентируются сроки хранения
Вся первичная бухгалтерская документация должна храниться в течение законодательно определенных сроков. Они регламентируются двумя документами:
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- утвержденным перечнем типовых управленческих документов с указанием длительности их хранения.
ФЗ предусматривает общий срок хранения бухгалтерских документов, однако разделения бумаг на конкретные виды и определения точных сроков не содержится. Тогда как перечень устанавливает разные периоды хранения в зависимости от значимости. Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете», основой для определения точного срока является именно перечень, поэтому ориентироваться необходимо в первую очередь на него. Не так давно, в конце 2019 года, был утвержден его новый порядок. Документ был упрощен, и вместо более чем 1 000 позиций, в нем осталось менее 700.
Читайте также: Кредитные мошенники: как избежать проблем?
Каковы сроки хранения
Стандартный период хранения платежных документов — 5 лет. Все они относят к первичным, а значит, отсчет срока ведется после соответствующего их оформления отчетного года. Важно помнить, что при возникновении споров и разногласий в отношении платежных документов, необходимо хранить их не только до истечения 5 лет, но и далее, до принятия решения по делу, даже если оно будет принято после этого срока.
Отличается ли срок для электронных документов
Нет. Согласно текущему законодательству, документация включается в состав архивного фонда независимо от носителя — бумажного или цифрового — и способа создания. Документы, существующие в электронной форме и имеющие юридическую значимость, можно не распечатывать.
Что грозит организации в случае несоблюдения сроков
Претензии со стороны контролирующих органов и, как следствие, наложение административного взыскания, а также невозможность подтвердить свою правоту в случае спора с контрагентом. Кроме того, согласно «Положению о бухгалтерских документах», в случае их утери руководитель обязан собрать комиссию и расследовать причины произошедшего.
Важно! Если причиной утери документов стал форс-мажор (наводнение, пожар, кража и др.), необходимо зафиксировать факт произошедшего и получить заключение соответствующих служб, чтобы подтвердить непричастность руководства компании к инциденту.
